Administrasi Kepegawaian

Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi SANDIKTA

Prodi Administrasi Negara

Jl. Raya Hankam No. 208 Pondok Melati Kota Bekasi, Kode Pos 17414

Telp. (021) 8466569, Fax (021) 84972414

Website: http.//stia.sandikta.net Email: stiasandikta@gmail.com

“ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN”

 

Nama        : Desy Kaspariani

NIM          : 2010000157

Semester   : III Administrasi Negara

Merupakan tugas akhir, sebagai syarat untuk mengikuti Ujian Akhir Semester Administrasi Kepegawaian yang dibina oleh Ibu Sari Ningsih S.sos., M.si., dalam Program study Administrasi Negara.

KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Tuhan yang telah menolong hamba-Nya menyelesaikan tugas ini dengan penuh kemudahan. Tanpa pertolongan-Nya mungkin penghimpun tidak akan sanggup menyelesaikan dengan baik. Tugas makalah ini disusun agar dapat memberikan wawasan kepada  pembaca mengenai “Administrasi Kepegawaian”. Makalah ini di susun dengan berbagai rintangan. Namun dengan penuh kesabaran dan terutama pertolongan dari Tuhan dan dorongan dari teman serta dosen pengajar akhirnya makalah ini dapat terselesaikan. Makalah ini sengaja dipilih karena sebagai bahan tugas yang telah dosen pengajar berikan kepada saya. Penghimpun  juga mengucapkan terima kasih kepada dosen pengajar yaitu Ibu Sari Ningsih S.sos, M.si yang telah banyak membantu penghimpun agar dapat menyelesaikan makalah ini. Semoga makalah ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas kepada pembaca.

Terima kasih.
 

                                                                                                         Bekasi,  Januari 2012

                                                                                                            Penyusun

Pendahuluan

 Administrasi dalam arti sempit adalah pembukuan, keuangan, dan surat menyurat. Sedangkan administrasi dalam arti luas,yaitu proses antara dua orang atau lebih dalam rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah disepakati sebelumnya. Sub. Sistem administerasi, yakni meliputi manusia (SDM), tujuan, tugas, kerjasama, sarana dan prasarana. Sistem adalah rangkaian kegiatan yang saling berkaitan antara satu dengan yang lainnya, yang tidak dapat di pisahkan.

Materi Pembahasan

A. Pengertian Manajemen Kepegawaian

Dr. S.P. Siagian, M. P. A. adalah kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain.  Drs. F.X Soedjadi, M. P. A. mengartikannya sebagai  proses kegiatan dari pimpinan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan dengan melalui kerjasama yang efisien dari orang-orang lain serta sesuai dengan melalui kerja sama yang efesien dari orang-orang lain serta sesuai dengan sumber-sumber  atau factor-faktor lain yang tersedia untuk itu. Dan Drs. P.I Oey Liang Lee disintir oleh Drs. M. Manullang yaitu seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian dan pengontrolan human and natural resources.

Organisasi: sekelompok manusia yang dipadukan dalam suatu kerja sama yang sekaligus juga merupakan alat untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan. Manusia adalah makluk individu dan sekaligus makhluk social. Makluk individu, maksudnya adalah setiap manusia terdorong untuk memenuhi segala kebutuhan pribadinya. Makhluk social, maksudnya adlah setiap manusia terdorong untuk memenuhi segala kebutuhan orang lain.

Drs. M. Manulang: Management kepegawaian adalah suatu ilmu yang mempelajari cara bagaimana memberikan fasilitas untuk mengembangkan kemampuan dan rasa partisipasi pekerja dalam suatu kesatuan aktivitas demi tercapainya tujuan.Fungsi Managemen, yaitu 4P : Perencanaan (Planing), Pengorganisasian (Organizing), Pengaktualisasian (Actuating), dan Pengawasan (Controling). Menurut Paul Pigors & Charles A. Myerse, management kepegawaian adalah seni mencari, mengembangkan dan mempertahankan tenaga kerja yang cakap dengan cara sedemikian rupa sehingga tujuan organisasi & efesien kerja dapat tercapai semaksimum mungkin.

B. Ruang Lingkup dan Pelbagai Isilah Dalam Managemen Kepegawaian

1.  Ruang Lingkup Managemen Kepegawaian

Menurut O. Glen Stahl setiap pegawai mengharapkan terpenuhinya kebutuhan emosional dasar basic emotional needs) atau kebutuhan dasar pegawai, yang mencakup:

• A sense of security (keamanan);
• A sense of  success (kesuksesan);
• A sense of Belongingness( menjaga hubungan baik dengan rekan sejawat, pimpinan, dan bawahan.

2. Status Pegawai:

• Pegawai Percobaan: pegawai yang baru diangkat baik dilingkungan pemerintah atau pun swasta.
• Pegawai Harian, memiliki asas No work no pay sebab upah dibayar berdasarkan hasil kerjanya.
• Pegawai Bulanan, terbagi menjadi :

a. Tetap, seorang pegawai masuk atau tidak masuk kerja dibayar penuh, memiliki uang pensiun setelah masa kerjanya berakhir, Adanya tunjangan untuk pegawai laki-laki yang sudah menikah.

b. Tidak tetap, Pegawai ditetapkan sebagaimana surat keputusan yang berlaku dimasing-masing instansi, contoh surat keputusan untuk dipekerjakan satu bulan satu kali, tiga bulan satu kali, enam bulan satu kali, dan satu tahun satu kali. Digaji penuh tiap bulannya baik masuk atau tidak masuk sesuai ketetapan yang telah ditentukan, tidak ada uang pensiun setelah selesai masa kerjanya, dan tidak ada tunjangan baik laki-laki ataupun perempuan

• Pegawai Borongan, orang yang bekerja pada suatu perusahaan dengan menerima upah berdasarkan satuan hasil kerja yang dicapainya. 
•  Pegawai Musiman, orang yang bekerja dalam jangka waktu tertentu.

3.   Sistem Kepegawaian:

• Sistem Kawan (Patronage System);
• Sistem Kecakapan (Maried System);
• Sistem Karier (Carerr System).

Penarikan Tenaga Kerja

1.   Analisis Jabatan

Yaitu pencarian atau penarikan tenaga kerja akan dicari, yang menyangkut pengetahuan, pengalaman kepribadian, dsb. Kegunaan analisis jabatan seluruhnya tergantung pada analisis jabatan yang dilakukan itu,sebagai berikut:

a. Job analysis for personal specification, yaitu Analisa pekerjaan tentang keahlian seseorang, disini menerapkan prinsip the right man in the right place (penempatan pegawai sesuai dengan keahliannya).

b.  Job analysis for training purposes, yaitu analisa pekerjaan untuk menyusun pendidikan dan latihan.

c.   Job analysis for setting rate, yaitu analisa pekerjaan untuk tingkatan evaluasi jabatan.

d.  Job analysis for method improvement, yaitu analisa jabatan untuk memperoleh metode atau cara.

e.   Job analysis for safety, yaitu analisa jabatan untuk memperoleh keamanan.

2.   Manfaat Analisis Jabatan

a.   Penarikan, seleksi dan penempatan tenaga kerja (the right man in the right place);

b.  Pendidikan dan latihan kerja yang perlu dilakukan;

c.   Penilaian jabatan;

d.  Perbaikan syarat-syarat pekerjaan;

e.   Perencanaan organisasi;

f.   Pemindahan dan promosi.

3.   Metode Pengumpulan Data untuk Menyusun Analisis Jabatan

a.   Daftar Pertanyaan (Questionnaire);

b.  Wawancara (Interview);

c.   Pengamatan (Observation, Pemeriksaan (Auditing) dan diskusi (discussion);

d.  Kombinasi metode-metode tersebut.

Sumber-sumber Tenaga Kerja

Manager kepegawaian dapat memilih tenaga kerja dari dua macam sumber, yaitu dari dalam dan dari luar perusahaan. Sumber tenaga kerja dari dalam adalah pegawai-pegawai perusahaan tersebut, pengangkartan tenaga kerja ini biasa disebut dengan promotion from within. Sedangkan pencarian tenaga kerja dari luar perusahaan antara lain dari:

1.   Teman-teman Pegawai perusahaan, yang biasa disebut Sistem Kawan(Patronage System).

2.   Badan-badan penempatan tenaga, disini ada tiga jenis, yaitu

a. Badan yang yang didirikan oleh beberapa perusahaandan ditugaskan untuk mencari tenaga kerja dari perusaan tersebut.

b. Badan khusus didirikan untuk mencari tenaga kerja dan menjual jasa kepada perusahaan yang memerlukan tenaga kerja.

c  Badan resmi yang didirikan pemerintah dengan tugas memberikan pelayanan kepada perusahaan yang memerlukan tenaga kerja.

3.   Lembaga Pendidikan, menurut H.L. Wylie lembaga pendidikan merupakan sumber tenaga kerja yang terbaik, karena diperoleh tenaga kerja yang berkualitas meliputi pedidikan dari tingkat redah sampai tinggi serta bersifat umum maupun kejuruan.

4.   Melalui Advertensi ada dua macam yaitu, Advertensi Terbuka dan Advertensi Tertutup.

a. Dalam Advertensi Terbuka atau open advertisement, nama dan alamat instansi atau perusahaan dipublikasikan dengan jelas. Contoh, PT Jambu membutuhkan staf keuangan dengan alamat jalan tanah tumbuh No. 99.

b.  Dan dalam Advertensi Tertutup atau blind advertisement, nama dan alamat instansi atau perusahaan dirahasiakan  atau dipublikasikan. Contoh, PO BOX.

Seleksi Dan Orientasi

Tujuannya yaitu untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja secara kuantitatif dan sekaligus kualitatif dalam arti mempunyai persyaratan yang sesuai dengan jabatan atau pekerjaan (the right man in the right place).

1.   Beberapa Kualifikasi Yang Diperlukan, seleksi harus efisien dan efektif, agar diperoleh tenaga yang bermutu. Kualifikasi yang umum diperlukan: 

a)   Skill atau keahlian;

b)  Pengalaman, biasanya pengalaman sangat menentukan dalam seleksi;

c)   Usia atau umur, pekerjaan yang memerlukan tenaga fisik,usia muda yang lebih diutamakan, pekerjaan yang banyak memerlukan tenaga mental, usia cukup atau lanjut lebih menguntungkan, dan pekerjaan yang memerlukan tenaga fisik dan mental, tenaga kerja yang berusia cukuplah yang dibutuhkan.

d)  Jenis kelamin, dengan telah mengakui emansipasi antara pria dan wanita dalam memangku jabatan, dalam seleksi jenis kelamin masih dipertimbangkan.

e)   Pendidikan, memberiakan konsekuensi tingkat upah.

f)   Keadaan fisik, merupakan persyaratan yang perlu diperhatikan.

g)  Penampilan, keseluruhan diri tenaga kerja atau pelamar sebagaimana dinilai dari orang lain.

h)   Bakat, atau Aptitude.

i) Tempramen, pembawaan seorang tenaga kerja yang dipengaruhi oleh factor luar ataupun dari proses pendidikannya.

j)    Karakter, dapat dibentuk melalui pendidikan dan lingkungan pergaulan.

k)   Minat, kualifikasi yang sangat penting. 

2.   Pelaksanaan Seleksi

Ada tiga cara pelaksanaan seleks yang umum dilakukan pemerintah ataupun swasta, yaitu penelitian administrasi, tes atau ujian dan wawancara.

3.   Pengumuman

Dilakukan melalui pelbagai media massa dan ditunjukan kepada khalayak ramai dan dilekapi dengan informasi berikut, jumlah dan jenis lowongan yang tersedia, syarat yang dipenuhi pelamar, alamat pelamar, dan batas waktu mengajukan lamaran.

4.   Pemeriksaan atau Penelitian  Administrasi

Pada surat-surat lamaran yang masuk dilakukan secara fungsional oleh para pejabat yang diserahi urusan keppegawaian.

5.   Ujian atau Tes

Biasanya disusun dengan sedemikian rupa secara objektif, adapun macam-macam ujian yaitu: tertulis; lisan (individual atau kelompok); dan praktek.

6.   Ujian Lisan atau Wawancara

Proses ini merupakan suatu mata rantai untuk memperoleh pegawai yang diharapkan suatu instansi atau perusahaan.

7.   Tes Psikologi 

Menurut Drs. M. Manullang tes pdikologi ini digolongkan menjadi lima , yaitu:

a.   Achievement Tests: Untuk mengukur apa yang dapat dilakukan oleh seorang calon pegawai;

b.  Aptitude Tests: Untuk mengukur kemampuan atau baka pelamar;

c.   Intelligence Test atau Mentability Test: Untuk mengukur aspek kesanggupan seseorang;

d.  Interest Tests: Untuk menentukan aktifitas mana yang paling menarik perhatian pelamar;

e. Personality Tests: Untuk menentukan kepribadian calon pegawai, berdasarkan penampilan, tata wicara dan tata busana yang baik serta sopan.

Latihan Dan Pendidikan

Biasanya diberikan pada pegawai baru yang biasa disebut dengan pre-entry training dan pre-service training. Dalam UU 8/197 tentang pokok kepegawaian pengertian dari Pre-service training dan inservice training berbeda, yaitu pada Pre-service training (latihan jabatan) latihan diberikan agar pegawai baru dapat terampil untuk melakukan tugas yang diserahkan kepadanya. Sedangkan, inservice training (latihan jabatan) adalah suatu latihan yang diberikan pada pegawai untuk meningkatkan keahlian, kemampuan agar dapat memperoleh produktivitas kerja yang lebih tinggi.

1.     Tujuan Latihan

Mengenai manfaat penyelenggaraan suatu latihan, maka dilakukan pertimbangan yang diantaranya

adalah:

a.   Pegawai yang telah lulus dari seleksi belum memiliki keterampilan untuk menjalankan tugas dan tanggung jawabnya.

b.  Perkembangan teknologi menuntut kemampuan dan keterampilan baru secara kualitatif.

c.   Kecenderungan perubahan perencanaan dan pelaksanaan kebijakan pemerintah sesuai dengan kebutuhan pembangunan.

d.  Mendorong minat pegawai pada masing-masing tugasnya.

2.     Tanggung Jawab Pemberian Latihan

Latihan merupakan cara terbaik dalam mewujudkan tujuan organisasi.

3.     Macam-macam Latihan

Terdapat banyak macam-macam latihan, secara keseluruh

an semuanya tergantung pada cara dan sasaran yang ingin dicapai.

Pemindahan

1.     Promosi

Menurut David Mc Cleland terdapat tiga motifuntuk menggerakan minat para pegawai dalam melaksanakan kewajiban dengan sebaik-baiknya, yaitu:

a.   Motif Berprestasi adalah dorongan untuk mencapai ssukses dalam berkompetisi dengan standar sendiri, yang timbul dari dalam diri pegawai itu sendiri.

b.  Motif Berkuasa adalah dorongan yang timbul pada diri seseorang untuk menguasai atau mempengaruhi orang lain.

c.   Motif Afiliasi adalah dorongan untuk bersahabat, diterima orang lain dan bersatu.

2.     Penilaian Pekerjaan

Menurut Dr. Fx. Soedjadi, M.P.A. penilaian pekerjaan dibedakan menjadi dua yaitu

a.   Job Evaluation: Penentuan secara sistematis dan terus menerus tentang nilai suatu pekerjaan dengan menentukan persyaratan kecakapan berikut skala upah dari jabatan yang dimaksud.

b.  Efficiency Rating: Cara untuk mengadakan pengawasan dan penilaian secara tetap tentang keterampilan pegawai dalam melaksanakan pekerjaan serta seberapa efisien kerjanya.

3.     Cara-cara Penilaian

Menurut Dr. Fx. Soedjadi, M.P.A. agar prinsip penilaian objektif perlu diperhatikan beberapa segi subjektif, yaitu:

a.   Faktor manusia dalam organisasi sangat penting;

b.  Insentif, material maupun non material;

c.   Program latihan atau pembinaan dan pengembangan bakat pegawai;

d.  Membina human relation antara atasan dengan bawahan ataupun sesame pegawai.

4.     Pemindahan

Pemindahan atas prakarsa pimpinan untuk kepentingan, yaitu

a.   Memberikan kepastian (a sense of security);

b.  Menumbuhkan kesegaran kerja;

c.   Menumbuhkan gairah pegawai.

Pemindahan atas permintaan pegawai memiliki beberapa alasan yaitu: pegawai merasa bosan, pekerjaan yang dilakukan tidak sesuai dengan pegawai, tidak betah baik fisik maupun psikis, mengikuti keluarganya ke tempat yang baru. Jenis pemindahan digolongkan menjadi tiga: berdasarkan unit kerja; berdasarkan maksud dan tujuannya dan berdasarkan lamanya pegawai memegang jabatan yang baru.

Keamanan Dan Keselamatan Kerja

1.   Panitia Pembinaan Keselamatan Kerja

Bentuk panitianya terbagi menjadi:

a.   Labor Management Committee: Adanya KKB (kesepakatan kerja bersama) antar pegawai dengan instansi atau perusahaan. Disini KKB membahas mengenai, bila pegawai mendapat pekerjaan dalam jam kerja maka pengobatan sepenuhnya ditanggung oleh perusahaan atau instansi sepenuhnya, bila pegawai meninggal dunia sebelum masa kerja berakhir, maka uang pension dan jasa dibayarkan oleh perusahaan atau instansi.

b.  Non Union Managent Commettee: Tidak adanya KKB, maka diadakannya pembinaan tentang keamanan dan keselamatan kerja.

c.   Supervisor Managent Commettee: Jalinan langsung antara para pekerja dengan pengalaman antara penyelia atau pengawas sehingga terjadi peningkatan perbaikan kondisi Keselamatan kerja.

2.   Program Keselamatan dan Keamanan Kerja

a.   Tata Ruang Kerja: dapat mencegah timbunya gangguan keamanan dan keselamatan kerja bagi semua pegawai.

b.  Pakaian Perja: Ini merupakan cara atau usaha dalam mencegah timbulnya kecelakaan keja.

c.   Alat Pelindung Diri: Untuk mencegah bahaya kecelakaan.

3.   Batasan Managemen Personalia

Ada dua fungsi pokok, yakni:

• Fungsi managemen, yang terdiri dari : Perencanaan; Pengorganisasian; Pengarahan; dan Pengawasan.
• Fungsi Operasional, yaitu Pengadaan, Pembinaan, Kopensasi, Perawatan, dan Pemberhentian.

Makna Produktifitas

1.   Pengertian Produktifitas

Menurut Profesor Luis Sabourin, adalah rasio antara hasil produksi (output) dengan seluruh biaya produksi (input).  Sedangkan menurut, R. Saint Paul definisi produktifitas yang sangat sederhana adalah perbandingan antara hasil produksi dan jumlah kerja yang dikeluarkan untuk memproduksinya. Dan menurut Geoge J. Washnis produktifitas mengandung dua konsep utama yaitu efisiensi dan efektifitas.

2.   Faktor-faktor yang Mempengaruhi Produktifitas Kerja

Sifat dan makna persyaratannya yaitu:

• Keterampilan, pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
• Kesediaan Pegawai untuk melaksanakan Tugas dengan penuh Semangat dan Tanggung Jawab, kebutuhan pegawai yang sangat penting adalah kebutuhan yang bernilai psikologis, Kehidupan yang bernilai ekonomis dan fisik, dan kebutuhanhidup manusia menurut Abraham Maslow.

3.   Pelbagai Petunjuk Turunya Produktifitas

a)   Menurunnya Presentasi, bila kesehatan pegawai terganggu maka akan mempengaruhi pekerjaan dan hasil kerjanya.

b)  Meningkatnya Labour Turnover ,  pegawai pindah pekerjaan lain yang dapat memberikan fasilitas lebih baik, contoh gaji lebih besar dan fasilitas yang lebih menunjang.

c)   Meningkatnya kerusakan, ketimpangan antara harapan dan kenyataan.

d)  Timbulnya Kegelisahan, Tuntutan dan Pemogokan, semua permasalahan tersebut timbul karena pimpinan perusahaan enggan memberikan perhatian terhadap keinginan dan hak-hak pegawai.

Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)

A.  Peristiwa Pemutusan Hubungan Kerja

Dalam Kitab UU Hukum Perdata buku ketiga bab 7A pasal 1601, perjanjian kerja ialah suatu perjanjian yang dimana pihak yang satu, pekerja , mengikatkan diri untuk bekerja pada pihak yang lain, pengusaha, selama waktu tertentu dengan menerima upah.

PHK, memiliki dua criteria, yaitu:

1.   PHK yang tidak bermasalah, pihak pertama(instansi/perusahaan yang terkait) sudah ada perjanjian dengan pihak kedua(pegawai atau karyawan), yang termasuk dalam PHK, misalnya:

• Pegawai mendapat surat peringatan sampai dengan tiga kali tapi tidak diindahkan dan dijalankan dengan baik;
• Surat peringatan dibuat apabila pegawai melanggar peraturan;
• Peraturan dibuat dengan kesepakatan pihak pertama dan kedua.

2.   PHK yang bermasalah, Pihak pertama tidak ada kesepakatan dengan pihak kedua tentang criteria hubungan kerja. Bila terjadi PHK hanya bersifat kebijakan atau peraturan managemen saja sehinggga akan menimbulkan masalah. Seharusnya KKB dibuat diawal pegawai mulai bekerja dan dimediatori oleh SPSI (Serikat Pekerja Seluruh Indonesia) yang memiliki payung atau perlindungan hukum.

B.  Alasan Pemutusan Hubungan Kerja

• Pemutusan Hubungan Kerja karena keinginan Pengusaha: Menurut Drs. M. MANULANG terdapat tujuh alasan ini, diantaranya yaitu: pekerja tidak cakap dalam masa percobaan; adanya alasan mendesak; pekerja sering mangkir; pekerja ditahan alat Negara; pekerja dihukum oleh hakim; pekerja sering sakit; dan pekerja berusia Lanjut.

• Pemutusan Hubungan kerja karena keinginan Pekerja, yaitu pekerja tidak cocok dengan situasi dan kondisi perusahaan; pindah mengikuti keluarga; dan karena alasan mendesak; 
• Pemutusan Hubungan Kerja karena Alasan Sakit, pekerja meninggal dunia; perjanjian kerja berakhir; dan pekerjaan telah selesai.

Pensiun

A.  Pengertian Pensiun

Menurut pasal  10 UU 8/1974, jaminan hari tua diberikan terhadap pegawai negeri sebagai balas jasa yang telah bertahun-tahun mengabdi kepada Negara.

B.  Peraturan Pensiun

Peraturan pensiun dapat dirumuskan secara otonom, yaitu oleh pihak-pihak intern dalam perusahaan, dan secara heteronom dengan melibatkan pihak ketiga atau pemerintah yang diwakili oleh panitia penyelesaian perselisihan perburuhan pusat.

C.  Isi Peraturan Pensiun

1.   Sifat Pensiun;

2.   Pembiayaan Pensiun;

3.   Dasar dan macam pensiun;

4.   Persyaratan Pensiun;

5.   Pelayanan Pensiun;

6.   Penghapusan Pensiun.

KESIMPULAN

Semua materi pembahasan ini saling keterkaitan antara satu dengan lainnya, mulai dari penarikan tenaga kerja hingga pemutusan hubungan kerja dan pensiun. Setiap pekerja pasti merasakan dan akan merasakan semua poin – poin dalam pemnahasan diatas. Karena semuanya ini adalah hasil catatan dan perolehan hasil penelitian para ahli.

DAFTAR PUSTAKA

1.  A.W. Wijaya, Administrasi Kepegawaian, Rajawali Pers, Jakarta, 1990.

2. Burhanuddin A. Tayipnapis, Administrasi Kepegawaian, PT. Pradnya Paramita, Jakarta, 1995.

3. Buchori Zainun, Administrasi dan Manajemen Kepegawaian Pemerinta, CV. Haji Masagung, Jakarta, 1990.

4. Slamet Saksono, Administrasi Kepegawaian, Yogyakarta,1988.